Tapahtuman järjestämisessä on paljon pieniä yksityiskohtia. Jotta tapahtuma sujuu hyvin, tulee kaikki yksityiskohdat ottaa huomioon ja varmistaa niiden hoitaminen. Alla olevat muistilistat on tarkoitettu tapahtumajärjestäjän apuvälineeksi, jonka avulla varmistat kaiken olennaisen tulevan hoidetuksi.
Miten varmistat onnistuneen tapahtuman?
Tapahtumajärjestäjän ensimmäiset askelmerkit
Suunnittelu
- Miksi tapahtuma järjestetään?
- Tapahtuman kohderyhmä?
- Milloin? Päivämäärä, kellonaika, sekä kesto (onko aika kohderyhmää ajatellen sopiva? Onko päällekkäisiä tapahtumia tiedossa?)
- Missä? Paikka, tila, osoite (onko paikka teknisiltä ratkaisuiltaan ohjelmasisältöihin sopiva? Onko paikka logistisesti järkevä?)
- Onko tapahtuman mahdollista onnistua suunnitellussa aikataulussa ja annetuilla resursseilla (henkilökunta ja talous)?
- Onko tapahtuma osana isompaa kokonaisuutta tai voisiko se olla?
Vastuut ja talous
- Kuka vastaa mistäkin ja kuka tekee mitäkin? Listaa vastuualueet ja niihin liittyvät tehtävät, sekä kiinnitä jokaiseen vastuuhenkilö.
- Aikataulu: mihin mennessä mikäkin on hoidettu tai valmiina. Ota aikataulutuksessa aina huomioon odottamattomat muutokset.
- Varmista, että aikataulu ja vastuulistaus kulkevat läpi tapahtuman aina ensimmäisestä suunnittelupalaverista viimeiseen purkupalaveriin asti. Listoja tulee tarkastaa ja hioa jatkuvasti.
- Budjetti: tee tarkka budjetti, johon on mahdollisimman tarkkaan kirjattu kaikki menot ja tulot.
- Yhteistyökumppaneiden/sponsoreiden hankinta.
- Mahdolliset apurahat ja muut avustukset.
HUOM! Imatran kaupungin tapahtumatukea voi hakea ympäri vuoden. Vuosittainen tukisumma eri tapahtumille on yhteensä 20 000€. Tukihakulomakkeelle pääset tästä.
Viestintä ja markkinointi
- Miksi ja kenelle viestitään tapahtumasta?
- Mitä markkinointimateriaaleja tarvitaan (printti ja digi)?
- Tee ennakkoon markkinointi- ja viestintäsuunnitelma. (Mistä kanavista tavoitetaan tapahtuman kohderyhmät parhaiten?)
- Käytä vähintään seuraavia kanavia:
- Yleinen tiedote
- Sosiaalinen media
- Ilmaiset tapahtumaportaalit ja lehtien tapahtumapalstat
Muistathan nämäkin!
Esimerkkejä yleisimmistä asioista, jotka kannattaa käydä aina läpi tapahtumaa järjestettäessä:
- Tilan paikoitus ja yleisömäärä
- Opasteet (tapahtumapaikalle ja tapahtuma-alueella)
- Järjestyksenvalvonta ja vartiointi
- Ensiapu
- Lipunmyynti
- Rakenteet ja kalusteet
- Tarvittavat pöydät, tuolit, teltat.
- Esteettömyys
- Somistus
- Jätehuolto ja siivous
- Äänentoisto ja valotekniikka
- Sähkö
- Tarvittava sähkönmäärä ja laatu (voimavirta) jatkojohdot, valaistus yms.
- WC-tilat
- Löytötavarat
- Palaute ja jälkimarkkinointi
